Bazzoli S.G.T.
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- - - Oltre 20 anni di esperienza in grafica e comunicazione tecnica !- - -

Ventennale esperienza iniziata nella progettazione e sfociata nell'attuale professione: il DOCUMENTALISTA.
Ovvero quella figura professionale che avvalendosi di testi e immagini comunica e trasferisce l'informazione tecnica

Qualifiche:
Perito Industriale Meccanico iscritto all'Albo di Milano al n° 2942 dal 1978 e redattore della rivista "Il Perito Industriale".
Collaboratore di svariate associazioni di settore e dell'UNI, per la stesura di norme e/o guide operative sulla produzione di documentazione tecnica.
lo studio si avvale di un ampio staff tecnico, scientifico, sociologico, linguistico, grafico,...

Ottimizzare la produzione e gestione di documentazione tecnica, migliorando il trasferimento dell'informazione ed accelerando i processi di apprendimento.

-------------MANUALI-----------------

- - -Disegni esplosi, cataloghi ricambi, distinte con traduzione automatica, manuali ad uso CE - - -

Devi fare un manuale o un corso di formazione?
- Consulenza normativa (CEE 89/392/UNI/ISO/DIN,ecc...)
- Redazione tecnico/didattica
- Impaginazione evoluta e interattiva
- Manuali con distinta base
- Traduzioni con part-list automatiche
- Gestione archivio storico e fascicolo tecnico
- Analisi rischi e tutela aziendale
- Corsi di addestramento e formazione
- Trasformazione archivi cartacei
- Illustrazioni tecniche, trasparenze, esplosi.

--------------ESPLOSI--------------

- - -Disegni esplosi, cataloghi ricambi, distinte con traduzione automatica, manuali ad uso CE - - -

Devi fare un catalogo per i pezzi di ricambio?
- Disegni esplosi vettoriali;
- Librerie isometriche;
- Distinte tradotte automaticamente;
- Indicizzazione su esplosi dinamici;
- Disegni con specifiche di montaggio;
- Illustrazioni, trasparenze e spaccati.

----------ILLUSTRAZIONI------------

- - - Trasparenze o spaccati realizzati con tecniche vettoriali o aerografo - - -

Devi mostrare in modo chiaro una macchina?
- Illustrazioni tecniche bi e tri-dimensionali;
- Trasparenze o spaccati;
- Disegni vettoriali o Bitmap;
- Prospettive o assonometrie isometriche;
- Ambientazioni fotorealistiche;
- Animazioni o Cartoni Animati tecnici;
- Cataloghi ricambi in esploso.

--------PRESENTATION----------------

- - - Illustrazioni al tratto per manuali d'uso e manutenzione CE - - -


Devi promuovere o mostrare come funziona una macchina?
- presentazioni istituzionali e multimediali;
- CD-ROM interattivi e dinamici;
- Cataloghi o biglietti da visita elettronici;
- Creazione e gestione siti WEB;
- Strategie di INCREASE VISIBILITY e popolarità;
- Depliants, audiovisivi, slides, video digitali;
- Animazioni tecnico-didattiche (Flash,Gif,DIR,ecc...)
Gadgets, Games innovativi; SCARICALO!

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TECHNICAL WRITER _1°parte

L'era moderna ha scatenato una proliferazione di nuove e disparate figure professionali, la cui specializzazione avviene spesso sul campo: operatori dei sistemi di qualità, marketing sul web, web masters, E-commerce, presentazioni multimediali e interattive, ecc... In tutti questi, e in altri casi, spicca la figura del Technical Writer, caratterizzata dalla capacità di sintesi, creatività e comunicazione.

In precedenza ho rivolto molta attenzione alla realizzazione e gestione della documentazione tecnica, segnalando sistemi e metodi sia per la produzione che per l'archiviazione.In particolare mi sono soffermato sull'importanza dell'archivio storico come una delle principali fonti di crescita. Questo articolo affronta invece problematiche più teoriche ma aderenti alla figura professionale del TW.
La carenza di strutture istituzionali non consente, nel nostro Paese, la formazione di queste figure professionali specifiche; é quindi normale che ognuno acquisisca sul campo la vera qualifica; non a caso siamo tutti autodidatti. Il TW con formazione classica ha dovuto apprendere quella tecnica, quello con formazione tecnica quella artistica e così via. Ogni TW si é autonomamente fatto carico di acquisire quelle nozioni indispensabili che gli mancavano; fermarsi nella propria formazione, per un TW come in molte altre professioni, é praticamente deleterio. Fino a due o tre generazioni fa, le esperienze acquisite nelle singole professioni venivano trasmesse ai successori ed erano valide ancora per molti anni; oggi non si é ancora terminato di imparare un programma che é già ora di cambiarlo. Oltre all'innovazione tecnologica è necessario considerare le norme, le lingue e i nuovi soggetti e/o settori.

LA PROFESSIONE DEL TECHNICAL WRITER
In altre occasioni ho avuto modo di denominare il TW come "documentalista" paragonandone l'etimologia del termine a quella del commercialista, anche se l'interpretazione dei dati e la loro esposizione hanno ben altri obiettivi.
A differenza del Creative Writer il Tecnical Writer non ha necessità di coltivare la forma e l'esposizione letteraria; esso può quindi concentrare la sua attenzione sulla correttezza dell'informazione tecnica e sul modo migliore per poterla trasferire. Un articolo tecnico/scientifico/didattico é già per sua natura destinato a figure professionali specifiche che normalmente sanno cosa cercano nel documento e desiderano trovarlo al pi presto. Il TW non deve imporre il suo modo di intercalare l'informazione tecnica ma deve bensì seguire il processo logico spesso intrinseco nell'argomento stesso; ovvero esporre descrizioni o dati secondo il processo di utilizzo dell'informazione tecnica, cosa serve dire o sapere nella sequenza più logica e attinente all'argomento.

In ogni caso il lettore e/o l'utilizzatore dell'informazione tecnica si costruirà un "suo schema mentale" che per lui sarà più chiaro ed esplicito di qualunque nostro elaborato. Questo perché non sempre l'informazione tecnico/scientifica ha uno sviluppo verticale od unifilare;
spesso l'argomento o lo strumento hanno svariate possibilità operative in strade parallele o ramificate, per ottenere obiettivi che possono essere diversi oppure uguali.
Quindi il compito del TW è quello di semplificare al massimo il proprio schema mentale sintetizzando, là dov'é possibile, tutto il contenuto in una fotografia virtuale che contenga l'intero processo espositivo.
Il TW non racconta niente di superfluo; ma espone e illustra solo dati e fatti concreti. Esso non scrive per diletto ma per informare e si rivolge a persone che si aspettano di ricevere quel tipo di dati.

OBIETTIVI DEL TECHNICAL WRITER
Fra gli innumerevoli obiettivi del TW non posso esimermi dall'esemplificare i più significativi; chi risparmia in questo settore si autolimita. I principali obiettivi sono:
- migliorare la comprensione degli argomenti, proponendo una comunicazione efficace e diretta;
- migliorare la formazione del personale interno/esterno, con l'organizzazione di corsi e conferenze che consentano di apprezzare appieno le qualità del prodotto;
- migliorare l'immagine aziendale, al fine di agevolare il compito dei commerciali, accrescendo l'efficacia del messaggio promozionale;
- migliorare l'interlocutore motivandolo e persuadendolo, con un corretto atteggiamento mentale, a rispettare il prodotto e l'ambiente; es. come pulire la lavatrice e come ridurre l'inquinamento;
- migliorare là dov'é possibile, il prodotto stesso per venderlo più sicuro e/o più semplice da utilizzare, manutendere, ecc...;
- diminuire il flusso di domande e la conseguente perdita di tempo per l'addestramento non pianificato;
- diminuire interventi tecnici per assistenza in particolare con macchine ancora in garanzia;
- diminuire i rischi dovuti alla scarsa conoscenza del prodotto e/o alle regole per il suo corretto impiego.

ANALISI COMPORTAMENTALE DEL TECHNICAL WRITER
Sia in fase di raccolta (acquisizione) che di sviluppo (elaborazione) il TW si pone in particolari condizioni. L'analisi comportamentale avviene come rappresentato in tabella, dove come acquisizione é indicata la necessità del TW e come elaborazione la finalità.


Dopo l'analisi che, per cause di forza maggiore, avviene già nella fase operativa e non sempre può essere pianificata al 100%, il TW elabora una sequenza operativa.

SEQUENZA OPERATIVA DEL TECHNICAL WRITER
La sequenza operativa é semplice, logica e lineare; essa non ammette ambiguità e/o interpretazioni fantasiose. La sequenza rappresentata in tabella mette solamente in luce che in un lavoro di gruppo é possibile un confronto che singolarmente non é ottenibile. Ad esempio nell'informazione tecnica da documentare l'illustratore di quante e quali spiegazioni (oltre al testo già elaborato) necessita? Inoltre il traduttore fra testo e disegni quante domande deve porre per identificare correttamente i termini tecnici?


L'INFORMAZIONE TECNICA PATRIMONIO AZIENDALE
La documentazione tecnica che viene effettuata presso un'azienda non si limita ad essere Òla documentazione tecnicaÓ, ma deve integrarsi con la realtà produttiva, agevolando i compiti al personale aziendale ed enfatizzando il rapporto di collaborazione che si instaura con il Cliente all'atto dell'acquisizione del prodotto. Vale a dire che un Cliente generalmente viene soddisfatto non solo dal costo della macchina ma in particolare dal servizio che essa gli propone e dalla sua produttività.
Servizio e produttività che contemplano: velocità nell'installazione, semplicità di funzionamento, tempestività nelle riparazioni e/o richieste di ricambi, chiarezza nelle operazioni di manutenzione, tutela e sicurezza del personale, della macchina, dell'ambiente, ecc...Fatto questo sforzo non si pu˜ lasciarlo a se stesso ma bisogna cercare di gestire la documentazione in modo proficuo per cui è molto importante stabilire una gestione di detta documentazione.
Il documento, sia esso manuale d'uso, ricambi o scheda tecnica va vagliato da tutti gli uffici che poi ne usufruiscono i vantaggi: ufficio tecnico, assistenza, ricambi e commerciale.
La gestione è uno dei pochi servizi che difficilmente possono essere demandati all'esterno (salvo condizioni particolari), contrariamente a quanto si pu˜ fare invece con redazione, traduzione e illustrazione.
La documentazione va sempre aggiornata e deve seguire l'evoluzione delle macchine.
Per fare questo presso ogni azienda è indispensabile creare un archivio storico
E' quindi molto importante che l'ARCHIVIO STORICO esista e sia mantenuto efficiente, poichŽ è una parte di valore aggiunto all'azienda; esso pu˜ essere concepito integralmente in forma cartacea o informatica ma in entrambi i casi deve essere aggiornato e protetto.
Nel caso si opti per l'archiviazione informatica, ovviamente si ha la strada spianata per ottimizzare al meglio sia la produzione che la gestione.
L'informatica mette oggi a disposizione innumerevoli programmi per agevolare il compito e snellire archivi e ricerche.
Un archivio storico efficiente è un patrimonio di inestimabile valore per la vita di un'azienda e quindi non pu˜ nascere e crescere senza impegno e risorse.

Quanto più alto è l'investimento in studio e ricerca, tanto più efficiente sarà l'archivio e quindi meno costoso il suo continuo aggiornamento.

Per fare un esempio si pu˜ citare l'installazione dei primi sistemi CAD nelle aziende; questo passo ha richiesto il rifacimento della documentazione cartacea ma si è provveduto per˜ ad accelerare i tempi di aggiornamento e reperimento dell'informazione. L'informazione tecnica ha la necessità di essere archiviata correttamente; non solo perchŽ obblighi normativi ci impongono il manuale quale parte integrante della macchina, ma perchè l'informazione tecnica è il vero e unico patrimonio che distingue un'azienda.
L'impostazione del Òfascicolo tecnicoÓ ha creato numerosi problemi ad artigiani e piccole aziende; ma altrettanto ha costretto gli stessi ad una crescita qualitativa e ad un auspicabile esame più attento ed approfondito su sicurezza e tutela dell'utente.
Bisogna certamente scegliere modi, mezzi e sistemi di archiviazione; essi possono essere a diversi livelli ed ovviamente consentire risultati differenti, per questo è necessario stabilire dove si vuole arrivare.
Oggigiorno un sistema di archiviazione cartaceo è fuori luogo; non resta quindi che appoggiarsi all'informatica che ci consente di rendere la documentazione interattiva e di poterla poi aggiornare e fornire agli utenti con maggior semplicità, magari con posta elettronica.
Oggi sono disponibili sul mercato una miriade di pacchetti software che permettono di collegare e compilare in modo interattivo dati tecnici o commerciali per poter gestire dei documenti.

Pensando alla possibilità di reperire facilmente dati, testi e immagini si pu˜ pensare di utilizzare queste nozioni per presentazioni multimediali, corsi di addestramento del personale, pagine pubblicitarie, CD-ROM, videoanimazioni o quant'altro più efficace per far conoscere ed apprezzare il prodotto.

Tipica rappresentazione inseribile in manuali d'uso e manutenzione (normalùmente al tratto bianco/nero), colorata e coadiuvata da frecce o altri indicazioni può diventare un veicolo commerciale adatto a traferire il principio di funzionamento

L'ARCHIVIO STORICO deve essere considerato patrimonio aziendale; si tende a difendere (con antifurti e lucchetti) i locali dove si svolgono le attività e i beni materiali in esso contenuti, trascurando il fatto che il vero patrimonio aziendale è l'ARCHIVIO STORICO.
Sotto questa voce vanno tutte quelle informazioni tecniche e commerciali che giustificano l'esistenza di una azienda; non sono certo gli immobili, le scrivanie, i telefoni, ecc... che fanno l'azienda, ma esclusivamente l'ARCHIVIO STORICO e le risorse umane.
Considerando inoltre quest'ultime molto variabili non resta che definire come unico valore di riferimento l'ARCHIVIO STORICO, logico contenitore dell'informazione tecnica.
L'ARCHIVIO STORICO si compone di tutto quanto resta documentato dell'attività aziendale. Per avere un punto di riferimento di un PEZZO di archivio storico efficiente e obbligatoriamente instaurato da tutti, possiamo prendere ad esempio l'amministrazione.
Le altre informazioni, tecniche o tecnico commerciali, hanno purtroppo vita più eterea e lasciata all'improvvisazione. In questo contesto vorrei far comprendere esattamente che cosa si intende per ARCHIVIO STORICO ed utilizzando come esempio l'amministrazione voglio dire che anche il resto delle informazioni aziendali deve essere trattato alla stessa stregua; in particolare mi addentro nel trattamento dell'informazione tecnica.
Utilizzando il paragone suddetto, si pu˜ dire che:
- non faremo fatture ma calcoli strutturali per tutelare l'azienda e giustificarne le scelte;
- non faremo bolle di consegna ma schede tecniche per relazionare il prodotto;
- non compileremo la dichiarazione dei redditi ma con le schede tecniche faremo offerte, manuali e fascicolo tecnico; - non effettueremo revisione dei conti ma analizzeremo i rischi.
Nell'archivio storico finiscono innumerevoli documenti: offerte, manuali, fascicolo tecnico, certificazioni, ecc...; L'operazione più difficile è quella di correlarli fra loro e reperirli con immediatezza. Infine possiamo dire che l'archivio storico cresce con l'azienda ma che, al contrario dell'amministrazione, non cade in prescrizione è quindi ancor più difficile da governare e manutendere.

SPECIALISTA IN DOCUMENTARE

Trasmettere le informazioni tecniche é diventato un lavoro specialistico, sia per l'evolversi delle tecnologie e di conseguenza del linguaggio sempre più intriso di termini nuovi, sia per la mole di aggiornamenti e di sistemi di archiviazione.
Inoltre anche il discorso normativo é incalzante e richiede l'intervento di personale specialistico mirato al servizio ed ecco dunque nascere il "documentalista".

Documentalista é un termine di nuovo conio (lanciato in un congresso della categoria) che definisce una figura professionale specializzata nella preparazione di documentazione tecnica .

A Endi Bazzoli, titolare dello Studio Bazzoli SGT che svolge a milano la sua attività nel campo della documentazione tecnica e del design, Deformazione ha chiesto di descrivere il mestiere di documentalista e, più in generaledi presentare le sue opinioni sull'interessante e complesso tema della documentazione tecnica.

Dapprima vengono però prese in esame alcune tecniche mirate a rendere più efficace la documentazione tecnica e successivamente é affrontato in tutti i dettagli l'argomento dei costi.

Da che parte cominciamo per parlare di documentazione tecnica?
Mi preme far presente, prima di tutto, che in ambito UNI é stato costituito, nel febbraio dello scorso anno, il Gruppo di Lavoro "Documenti Tecnici" della commissione DIAM, del quale sono membro.
L'UNI raccoglie direttive e normative italiane ed estere e all'UNI va fatto riferimento per conoscere quanto esiste o é allo studio del campo della documentazione tecnica.
Il Gruppo "Documenti Tecnici" sta vagliando le varie proposte di settore e sta riassumendo quelle che sono le linee guida a cui si ispirano alcune direttive già esistenti.
Normative che dettino legge in realtà non ne esistono, ma si possono invece ricavare spunti o prescrizioni interessanti da diverse di esse (per esempio la Direttiva Macchine 89/392 EEC; la UNI - ISO 89/6750; la BSI 4884/1/73; la DIN 8418/11.74; la proposta del WG1 del CENT/TC 198; la PMMI americana e tante altre, che diventerebbe prolisso citare).
In effetti, ognuna di queste normative segue la medesima logica,di salvaguardare i diritti sia di costruttore, sia di utente.
La trasparenza di una macchina per elettroerosione (AGS)

E quali sono i compiti del documentalista?
Compito del documentalista é la preparazione di testo e illustrazione, per realizzare una documentazione che trasferisca correttamente le informazioni.
La documentazione é un prodotto specialistico,e quindi come la parte fiscale si usufruisce della consulenza, per la documentazione si dovrebbe ricorrere al documentalista.
I progettisti (di solito incaricati di preparare la documentazione) sono a volte troppo tecnici e danno per scontate informazioni che l'utente ha diritto, o a volte il dovere, di conoscere (alludo in particolare a quelle relative a responsabilità, sicurezza e antinfortunistica).
I tecnici, del resto, normalmente progettano e non scrivono documentazioni; documentare, o meglio comunicare é un altro mestiere.
Una dote fondamentale del documentalista é la capacità di semplificare, che permette di trasferire conoscenze tecniche con immediatezza, attraverso testi e immagini fondamentalmente intuitivi.
Per fare un esempio ci é spesso capitato di elaborare testi esistenti, trasformandoli a nostra discrezione e meravigliando i committenti, perché da duecento pagine di istruzioni abbiamo ricavat venti pagine più chiare, semplici e funzionali.

Cominciando a scendere nei dettagli, come si prepara una documentazione?
Da sempre l'uomo ha utilizzato il disegno o meglio l'illustrazione per cominicare, rappresentare, simboleggiare, ricordare sia oggetti materiali, sia principi o ideologie.
Nella società moderna resta il mezzo più immediato e internazionalmente accettato per trasferire informazioni, superando le barriere linguistiche o le diverse interpretazioni della parola.
Seneca, grande filosofo, affermava che "gli uomini credono più agli occhi che alle orecchie" e su questo principio si basano spesso non solo le pubblicità ma anche le redazioni tecniche o didattiche.
L'illustrazione é contemplata in quasi tutte le normative e viene considerata il mezzo ottimale di comunicazione, ovviamente correlata da un organico testo esplicativo.
Quale sia poi il modo più proficuo di illustrare, questo lo deve stabilire il documentalista.

L'esploso di una centralina idraulica, che mostra i vari componenti in forma molto più aderente alla realtà che non quella del disegno tecnico costruttivo.

Quali sono questi modi di illustrare ?
Cominciamo con la "trasparenza", che può essere realizzata o interaente sul Personal Computer, con adeguati programmi software, o con tecniche manuali (aerografo; matite e così via).
La trasparenza serve a enfatizzare le caratteristiche fondamentali del prodotto, come se venisse realizzata una radiografia per rilevare l'interno di un involucro.
L'avvalersi di fotografie per corredare la documentazione tecnica non é quasi mai il mezzo più adatto ne il più economico, per vari motivi: il prodotto ( per esempio una macchina) non é sempre disponibile in una condizione da illustrare (basti pensare alla cmplicazione di imbragare la macchina per il sollevamento); l'inserimento di riferimenti, sensi di rotazione o di movimento, é sempre oneroso e problematico; la fotografia non é facilmente riproducibile (in fotocopiatura o mezzo fax).
L'illustrazione al tratto (tipo paint o vettoriale) presenta tutti i requisiti necessari a offrire una corretta rappresentazione.
L'illustrazione può essere sia aderente alla realtà sia schematica o di principio.
Non a caso stanno arrivando nuovi programmi che vettorializzano (o trasformano in tratti) le linee delimitate dai chiariscuri delle fotografie.
E' pur vero che la fotografia ha trasformato e agevolato la cattura e la riproduzione di immagini, mettendo in mano a chiunque lo strumento adatto (macchina fotografica), ma ieri come oggi, in particolare nella rappresentazione di tipo tecnico o didattico, l'illustrazione supera di gran lunga le capacità comunicative della fotografia.
Ovviamente non si può generalizzare: parlo pensando a un obiettivo specifico: documentazione/chiarezza/costo, ma tutto é legato ai mezzi disponibili per la realizzazione e la riproduzione.

Passiamo adesso a esaminare una ltro elemento chiave della documentaine, il disegno esploso?
Quello che é stato detto per l'illustrazione vale anche per il disegno esploso, un illustrazione a tutti gli effetti che rappresenta in n modo "dinamico" (per esempio nella sequela di assemblaggio) tutti i componenti del prodotto, mostrandoli in una forma moltpiù aderente alla realtà che non quella del disegno tecnico costruttivo (assieme), spesso e volentieri chiaro solo agli esperti o meglio a i tecnici.
Il disegno di assiele non é, come si vorrebbe, sempre così chiaro e a dimostrarlo bastano le ore che i tecnici dedicano ai montatori.
Inoltre c'é da tenere presente che, se non si vuole consegnare addirittura i disegni costruttivi ai clienti, é indispensabile per lo meno togliere le quote, inserire riferimenti e annotazioni che in fase di progetto magari non servono e ridurli in un formato (non sempre é semplice) facilmente riproducibile).
Ricordiamo anche che la meccanica, siccome é più immediata e intuiitiva dell'elettronica, risulta più soggetta a riparazioni o manutenzioni da parte di personale non specializzato.
Per queste e per tante altre ragioni (agevolare le richieste di ricambi, facilitare la sostituzione di personale non specializzato su linee di montaggio, utilizzare un unico documento per diverse grandezze,ecc) il disegno esploso é il mezzo ottimale per l'identificazione dei documenti.

Un disegno esploso é un illustrazione che rappresenta in modo "dinamico" tutti i componenti del prodotto.

L'informatica che ruolo riveste nella documentazione?
Sempre più spesso ci viene richiesto di fornire un floppy disk di una documentazione, in modo da renderla interattiva, fornira agli utenti in forma più semplice e innovativa e poterla successivamete aggiornare.
Il tema é quindi di enorme interesse, ma può creare dubbi e perplessità sui sistemi informatici da adottare e sulle modalità pratiche di gestione dei file, nel rapporto sia fornitore-costruttore, sia costruttore-utente.
Quella dell'informatica é una strada che ormai il nostro studio sta percorrendo da anni e che pian piano porta i suoi frutti, ad esempio abbiamo una vastissima libreria con circa 2000 particolari che servono per eseguire illustrazioni o esplosi (cuscinetti, viti, motori, flange,ecc.).
E' comunque un cammino molto impegnativoche presuppone un rapporto di fattiva collaborazione fra chi redige la documentazione, chi la gestisce e chi la utilizza.
Oggi sono disponiili sul mercato una miriade di software che permette di collegare e compilare in modo interattivo dati tecnici e commerciali: il problema é trovare quello "giusto" per evitare di disperdere le risorsee ottimizzare la compilazione dei documenti.
Nel nostro piccolo abbiamo collegato il CAD tecnico con un database, i lche ci permette di scegliere i pezzi di ricambio direttamente dall'immagine stessa compilando fatture, bolle, ecc, in modo automatico.
Questo vale anche per le distinte che oltre ad essere di facile aggiornamento si traducono da sole (essendo terminologie sintetiche) poiche abbiamo complitao appositi vocabolari suddivisi nei diversi settori merceologici.

Arriviamo adesso alle note dolenti. Quanto costa la documentazione?
Prima di parlare di costi, vorremmo chiarire cosa significa la parola costo, perchè spesso si tendono a vedere o conteggiare solo i costi apparenti, trascurando per comodità o leggerezza dei costi fittizi che comunque vengono sostenuti e che contribuiscono alla formazione dei costi reali.
In economia il concetto di costo è rappresentato dai sacrifici che un soggetto economico compie per conseguire la disponibilità di un bene; ovvero il lavoro compiuto, i disagi affrontati, la rinuncia al godimento dei tempi e dei beni impiegati.
Nell'esposizione che segue abbiamo voluto enfatizzare i punti di forza o caratteristiche positive con un poichè comunque produttrici di un reddito o comunque deterrenti dei costi fittizi, mentre con un (-) le caratteristiche negative che probabilmente costano più di quanto apparentemente si abbia risparmiato.
Il costo è strettamente legato all'organizzazione aziendale e alla preparazione del personale: alcune volte è più redditizio un veloce esecutore piuttosto che "pensare" come velocizzare l'esecuzione, mentre spesso conviene investire nel "pensiero" non solo per velocizzare l'esecuzione ma anche per coordinare gli sforzi ottimizzando la continuità di risultati.
Ecco perché per la redazione di documentazione tecnica nasce il "documentalista".

Descriviamo allora l'influenza sul conto di vari fattori...
Il costo reale è tanto più basso quanto più alta è la professionalità del "documentalista", colui che realizza la documentazione. Con questo non si vuol dire che il documentalista deve forzatamente essere a conoscenza del settore, della macchina o dell'azienda, ma bens“ è più importante che lo stesso abbia la capacità di recepire chiaramente le informazioni sia attraverso la documentazione tecnica esistente, sia dai rapporti con i vari tecnici e/o utilizzatori. Egli deve essere inoltre in grado di integrare le caratteristiche precedentemente descritte con le sue conoscenze personali: di redazione (+), conoscenza normative (+), capacità espressive e comunicative (+). Una parte essenziale del costo è rappresentata dalla qualità e dalla responsabilità della documentazione tecnica. Per far percepire meglio il significato di qualità e responsabilità della documentazione è utile esemplificare dicendo che lo stesso professionista, se di professionista si tratta, pu˜ offrire diversi livelli esecutivi di documentazione; ovvero per la stessa macchina è possibile generare una documentazione più o meno completa e sebbene egualmente completa più o meno curata. Per definire il tasso qualitativo del prodotto ottimale, è d'obbligo considerare tutti i costi fittizi.
In realtà, la documentazione tecnica v considerata un investimento come la pubblicità, le attrezzature, i macchinari e così via, e (come la qualità) non é un lusso ma un esigenza irrinunciabile.

TabellaA : Tempo ( in ore) necessario per la stesura di una cartella completamente nuova o revisionata al 50% in italiano o in una lingua straniera

Può andare più sul concreto sul tema dei costi?
Propongo allora i risultati di anni di esperienza dedicati alla stesura di documentazioni tecniche.
Esaminiamo, esposti in termini di ore, per far in modo che ognuno li possa comparare al proprio costo aziendale, i costi apparenti, ma non dimentichiamo che il costo reale è spesso positivamente influenzato dai costi fittizi che tacitamente contribuiscono a far salire il tasso qualitativo del personale e dell'azienda, con conseguenze economiche di sicuro interesse.
Considerando che in ogni azienda c'è una parte di documentazione esistente, a suo tempo funzionale ma che va periodicamente rinnovata, nella Tabella A prendiamo in esame sia la realizzazione di materiale nuovo che la revisione di materiale esistente.
Per l'identificazione delle parti di ricambio, sequenze di montaggio, trasparenze di elementi o prodotti tecnici, ecc... prendiamo in esame, nella Tabella B la realizzazione di disegni nuovi in esploso eseguiti con metodi tradizionali, ovvero su supporti cartacei, o con l'ausilio del PC, o in alternativa il ripristino di disegni d'assieme esistenti, anch'essi con metodi tradizionali o con l'ausilio del PC.
Inoltre esaminiamo l'influenza delle successive modifiche, REVISIONE DI MATERIALE ESISTENTE, ipotizzando di dover aggiornare il disegno al 50% e integrando questi tempi con quelli di duplicazione, cancellazione, copertura, ecc.. indicati fra parentesi.
In una seconda tabella é quindi riportata una valutazione del tempo in ore necessario per il ldisegno di un gruppo (assieme o sottoassieme) di cinquanta particolari circa per un catalogo di ricambi con numerazione progressiva e relativa distinta.
Si può verificare che l'ausilio del computer porta senz'altro benefici.

Tabella B: Esame espresso in ore per un disegno di un gruppo (assieme o sottoassieme) di cinquanta particolari circa per un catalogo ricambi con numerazione progressiva e reativa distinta.

Ha insistito sui costi nascosti, ma quali di questi sono da considerare nell'ambito della documentazione tecnica?
La formazione di un servizio "documentazione tecnica" in grado di stimolare la collaborazione aziendale è sempre frutto di una simbiosi azienda-documentalista-utente , certamente più proficua quando delegata agli addetti ai lavori.
Non è forse vero che la consulenza del commercialista è un investimento costantemente ripagato? - I disagi e malcontento (-) che a volte si creano nell'ambiente "ufficio tecnico" quando al progettista si impone forzatamente di fare il documentalista;
La disgregazione (-) facilmente riscontrabile dove manca chi gestisce il servizio documentazione tecnica (da non confondere con il documentalista) carenza che porta spesso alla perdita di dati (-) o allo spreco di energie più utili altrove e al degrado dell'archivio storico (-), sicuramente parte integrante del patrimonio aziendale;
La coerenza con le normative che tutelano l'azienda da eventuali responsabilità; - L'interattività dei documenti e i legami gestionali che possono certamente agevolare il compito a tanti settori: assistenza, ricambi, commerciale, statistico, acquisti, ecc....
La chiarezza e inequivocabilità per tecnici, montatori e installatori con sicuri risparmi di tempo ;
La presentazione che attraverso un catalogo omogeneo e curato eleva l'immagine aziendale ;
La fama e l'organizzazione ottenuta esibendo una buona documentazione qualificano indiscutibilmente l'azienda (mi è testimone chi già ha instaurato o conosciuto la UNI-EN 29000 " norma di applicazione sistema qualità aziendale") agevolando il compito anche ai commerciali , orgogliosi di mostrare cos“ efficacemente i propri prodotti e stimolati anche dai riscontri di compiacimento.

Concludendo voglio ribadire un principio fondamentale e ciò che la documentazione è un prodotto che nasce dalla collaborazione aziendale e che oggi è diventato talmente complesso ed indispensabile dal non poter trascendere dalla collaborazione di specialisti del settore ( i "documentalisti", appunto).

 

 

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